Datenschutz im Verein

Die Wahrscheinlichkeit, dass der Bundes- oder ein Landesdatenschutzbeauftragter die Praxis in einem Musikverein begutachtet, ist relativ gering. Trotzdem sollte jeder Vereinsvorsitzende dem Thema Datenschutz künftig einen höheren Stellenwert einräumen. Denn die Menschen im Allgemeinen und die Vereinsmitglieder im Speziellen werden immer sensibler und kritischer, was die Speicherung von personenbezogenen Daten betrifft. Deswegen sollte man durch verschiedene Maßnahmen seinen Mitgliedern signalisieren, dass sich auch der eigene Verein mit dem Schutz personenbezogener Daten beschäftigt.

Satzung
Ein erster Schritt wäre, das Thema durch einen eigenen Paragrafen in der Satzung zu verankern. Dort sollte definiert werden, welche Daten seiner Mitglieder (Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnr., eMail-Adresse, Ehrungen, Kurse) der Verein benötigt und was der Verein mit diesen Daten macht (Speicherung durch Vorsitzenden und Kassier / Weitergabe an Dachverbände / Aushang von Geburtstagslisten im Vereinsheim / Veröffentlichung von Kurs-Teilnahmen und Ehrungen im Internet und in der Tagespresse).
Zudem sollte auch erwähnt sein, welche Maßnahmen der Vereine zur Sicherheit dieser Daten betreibt (keine Weitergabe an Dritte, z.B. Sponsoren / Passwortschutz der PC´s / ?).

Datenschutzerklärung
Der nächste Schritt wäre dann, eine Datenschutzerklärung in den Aufnahmeantrag von Neumitgliedern aufzunehmen. Dort sollte analog zur Satzung und vor allem analog zum tatsächlichen Vereinsgebaren definiert sein, welche Daten zu welchem Zweck gespeichert werden.
Wer juristisch vollkommen "up-to-date" sein will, gestaltet den Aufnahmeantrag so, dass zuerst der normale Aufnahmeantrag unterschrieben und danach die Datenschutzerklärung nochmals separat unterzeichnet werden muss.
Nach und nach sollte dann die Datenschutzerklärung auch von den bestehenden Mitgliedern eingefordert werden.

Welche Daten dürfen gespeichert werden? Welche nicht?
Im Grunde dürfen alle Daten gespeichert werden, die für die Vereinsarbeit relevant sind.
Daten zur Gesundheit, zu Religion, Politik oder Sexualität unterliegen einem besonderen Schutz und sollten nur in wirklich wichtigen Fällen gespeichert werden.
Einen besonderen Schutz sollten auch Bankdaten haben. D.h. keine Kontolisten herumliegen lassen und Online-Banking-Programme mit einem separaten Passwortschutz versehen.

Welche Daten sind denn zu schützen?
Der Datenschutz betrifft nicht nur die Speicherung von Daten, sondern bereits deren Erhebung (z.B. Abfrageblatt bei Jugendfreizeiten über Gesundheitszustand und sportliche Aktivitäten)! Solche Abfrageblätter sollten nicht offen herumliegen oder nach der Veranstaltung einfach weggeworfen werden. Gleiches gilt für Adressen- und Geburtstagslisten. Diese sollten immer verschlossen gelagert bzw. auch fachgerecht entsorgt werden (Aktenvernichter).
Dürfen personenbezogene Daten an Dachverbände weitergegeben werden?
Das Bundesdatenschutzgesetz sagt aus, dass "personenbezogene Daten erhoben werden dürfen, wenn die zu erfüllende Verwaltungsaufgabe eine Erhebung bei anderen Stellen erforderlich macht."

Auch wenn ein Verein in der Regel keinen Besuch eines Datenschutzbeauftragten zu fürchten hat, sollte dem Datenschutz künftig ein besonderer Stellenwert eingeräumt werden. Die Erfahrung in der Vereinsarbeit zeigt, dass juristische Auseinandersetzungen oft durch die eigenen Mitglieder angestrengt werden, die noch "ein Hühnchen" mit dem Verein oder einer handelnden Person zu rupfen haben. Zudem ist der Aufwand für eine rechtssichere Verfahrensweise im Bereich des Datenschutzes überschaubar.

Nutzung von Bildern für die Vereinsarbeit

"Ein Bild sagt mehr als tausend Worte". Getreu diesem Motto gehören Bilder zwingend zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit von Vereinen. Aber aufgepasst: Bei der Verwendung von Bildern - sei es bei Presseartikeln, Werbe-Flyern, Plakaten oder auf der Vereins-Homepage - gibt es zahlreiche Dinge zu beachten.

Bei der Veröffentlichung von Fotos, die Personen abbilden, muss das sogenannte "Recht am eigenen Bild" beachtet werden. Hier gibt es verschiedene Stufen, die es zu beachten gilt. Ist auf einem Foto z.B. als Hauptmotiv nur eine einzelne Person (z.B. ein Solist oder ein einzelner Geehrter) zu sehen, so muss diese Person der Veröffentlichung zustimmen. Hier empfiehlt es sich, dies schriftlich bestätigen zu lassen.

Sind auf einem Foto mehrere Personen abgebildet, wird der Sachverhalt schon etwas komplizierter. Eine Zustimmung ist dann nicht notwendig, wenn die abgebildeten Personen "nicht den Motivschwerpunkt bilden".  Sobald jedoch eine Person im Vordergrund ist (z.B. der Solist vor einem Orchester), wird eine Zustimmung notwendig, insbesondere dann, wenn die Person namentlich im Text genannt wird (z.B. Bildunterschrift) oder im Zusammenhang mit der Berichterstattung eine Zuordnung zwischen Bild und Text möglich ist.
Besondere Vorsicht sollte man bei Fotos von Kindern / Minderjährigen walten lassen. Denn hier reicht in der Regel nicht die Zustimmung des Minderjährigen aus, sondern wird die Genehmigung der Eltern benötigt. Viele Eltern sind mittlerweile sehr sensibel, was die Veröffentlichung von Bildern ihrer Kinder betrifft - auch wenn vielfach die Nutzung von Medien wie Facebook einen anderen Schluss zulassen würde.

Ein Foto eines ganzen Orchesters oder Chores, auf dem niemand speziell hervorgehoben ist, kann dagegen problemlos verwendet werden.
Dies allerdings auch nur, sofern dem Verein die Rechte an diesem Bild gehören bzw. übertragen wurden.  Denn Bilder und Fotos genießen in der Regel einen Schutz durch das Urheberrecht, egal ob es hochwertige, professionelle Fotos oder nur Schnappschüsse sind.

Deswegen dürfen auch die meisten im Internet verfügbaren Fotos nicht ohne weiteres verwendet werden. Vereinsverantwortliche sollten die Herkunft der Bilder sehr genau prüfen, die sie auf ihren Flyern und v.a. in ihren Homepages verwenden. Die größte Rechtssicherheit bieten selbst geschossene Fotos. Jedoch stehen im Internet auch zahlreiche kostenlose Bilddatenbanken, wie z.B. www.pixelio.de, www.piqs.de, www.bilderkiste.de für lizenzfreie Fotos zur Verfügung. Darüber hinaus gibt es auch kostenpflichtige Bilddatenbanken, wo man für wenig Geld hochprofessionelle Fotos herunterladen kann (z.B. www.Fotolia.com). Zu beachten ist, dass auch bei diesen Bilddatenbanken i.d.R. das Copyright, also der Name des Fotografen zu nennen ist. Dies empfiehlt sich im Übrigen auch bei Fotos, die von Vereinsmitgliedern zur Verfügung gestellt werden.

Gerne werden für Anfahrtsskizzen Kartenausschnitte aus GoogleMaps oder vergleichbaren Seiten verwendet. Hier ist zu beachten, dass z.B. GoogleMaps nur für nicht-kommerzielle Zwecke kostenfrei ist, d.h. wenn mit der Veranstaltung, für die die Anfahrtsskizze erstellt wurde, keine Eintrittserlöse erzielt und keine Honorare bezahlt werden.

Ein weiteres Problemfeld in diesem urheberrechtlichen Zusammenhang ist die Verwendung von Presseartikeln, z.B. das Einscannen und Online-stellen von Presseberichten. Denn auch diese unterliegen dem Urheberrecht. Und zwar auch dann, wenn die Texte und die Bilder vom Verein an die Presse geliefert wurden. Deshalb gilt hier: Bei der jeweiligen Zeitung die Genehmigung einholen (am besten per eMail, damit die Genehmigung auch schriftlich vorliegt). In der Regel stellt diese bei Non-Profit-Organisationen kein Problem dar.